12-02-2026 – Oggetto: rimborso spese trasferte – novità – chiarimenti Agenzia entrate.

A seguito delle modifiche introdotte dal D.Lgs. n. 192/2024 (riforma IRPEF), dalla Legge di Bilancio 2025 e dal successivo decreto fiscale di giugno 2025 (cd. Correttivo fiscale), sono cambiate in modo significativo le regole fiscali relative a:
• rimborsi spese di trasferta;
• spese di vitto, alloggio, taxi e NCC;

Le nuove disposizioni sono state oggetto di chiarimento dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025.
Le novità più rilevanti riguardano il principio secondo cui, per determinate spese, non è più sufficiente avere la fattura o lo scontrino, ma è necessario che il pagamento sia avvenuto con strumenti tracciabili (bancomat, carta, bonifico, ecc.).
È ammesso l’utilizzo della carta di credito aziendale per dipendenti e amministratori.

1) DIPENDENTI IN TRASFERTA (vale per le imprese e per gli studi professionali) – ESENZIONE DEL RIMBORSO
Decorrenza: 1° gennaio 2025
Per spese di:
• vitto
• alloggio
• taxi
• NCC

il rimborso al dipendente non è tassato solo se il pagamento è avvenuto da questi con mezzi tracciabili. Se il dipendente paga in contanti:
• il rimborso diventa imponibile in busta paga.
Per le trasferte nel Comune:
• non serve più il “documento del vettore” ma semplicemente un documento (anche se è rilasciato da un intermediario che non sia il vettore);
• sono rimborsabili senza tassazione anche indennità chilometriche ACI (rilevante novità: anche per percorrenza dentro il Comune), nonché pedaggi e parcheggi se documentati. La richiesta di rimborso a tariffa ACI deve evidenziare i Km percorsi, il motivo dell’utilizzo del mezzo e la sua identificazione (targa e modello).

2) IMPRESE – DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE DI TRASFERTA
Decorrenza: 1° gennaio 2025
Le spese di vitto, alloggio, taxi, NCC rimborsate ai dipendenti sono deducibili per il datore di lavoro imprenditore solo se pagate da questi con strumenti tracciabili (è ammessa la carta di credito aziendale).
Se il dipendente paga in contanti:
• il rimborso è tassato al dipendente (vedi illustrazione punto 1 che precede);
• la spesa è indeducibile per l’impresa.

3) PROFESSIONISTI – SPESE RIADDEBITATE AL CLIENTE
Decorrenza: 1° gennaio 2025
Se il professionista riaddebita analiticamente al cliente spese di vitto, alloggio, taxi, NCC:
• il rimborso non costituisce reddito solo se la spesa è stata pagata dal professionista in modo tracciabile;
• se il professionista paga in contanti, il rimborso diventa reddito imponibile per il medesimo.

4) PROFESSIONISTI – SPESE PROPRIE DI VITTO/ALLOGGIO/TAXI/NCC
Decorrenza: 18 giugno 2025
Le spese sostenute direttamente nell’attività professionale (non riaddebitate al cliente):
• diventano deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili (prima di tale data questo vincolo non era operativo).

• Le spese di vitto e alloggio sono soggette al limite di deducibilità del 75% e per un ammontare massimo del 2% degli incassi.

5) PROFESSIONISTI – RIMBORSI AI PROPRI DIPENDENTI
Vi è un disallineamento temporale:
• dal 1° gennaio 2025, come prima visto, se il dipendente paga in contanti, il rimborso è tassato;
• fino al 17 giugno 2025: lo studio poteva comunque dedurre la spesa;
• dal 18 giugno 2025: la spesa è deducibile per il datore di lavoro professionista solo se il dipendente ha pagato in modo tracciabile.

COSA CAMBIA OPERATIVAMENTE
È necessario:
• informare i dipendenti che è vietato pagare in contanti hotel, ristoranti, taxi e NCC;
• inserire nei regolamenti interni l’obbligo di pagamento tracciabile per le trasferte;
• verificare le modalità di pagamento prima di rimborsare le spese;
• prestare particolare attenzione alle spese sostenute dai professionisti.
Fattispecie Norma Da quando Pagamento NON tracciabile
cosa succede
Dipendente in trasferta paga vitto / alloggio / taxi / NCC Art. 51 TUIR 1.1.2025 Il rimborso è tassato in busta paga
Trasferta nel comune (indennità km ACI, pedaggi, parcheggi) Art. 51 TUIR 1.1.2025 Ok se documentate
(qui non serve tracciabilità)
Impresa rimborsa spese al dipendente Art. 95, c.3-bis 1.1.2025 Spesa indeducibile
+ rimborso tassato
Professionista riaddebita spese al cliente Art. 54, c.2-bis 1.1.2025 Il rimborso diventa reddito del professionista
Professionista sostiene spese per il cliente ma il cliente NON rimborsa Art. 54-ter, c.5-bis 1.1.2025 Spesa non deducibile
Professionista rimborsa spese ai propri dipendenti (effetto sul dipendente) Art. 51 TUIR 1.1.2025 Rimborso tassato al dipendente
Professionista rimborsa spese ai propri dipendenti (effetto sullo studio) Art. 54-septies, c.6-bis 18.6.2025 Spesa indeducibile per lo studio
Professionista sostiene spese proprie di vitto/alloggio/taxi/NCC Art. 54-septies, c.6-bis 18.6.2025 Spesa indeducibile

Restiamo a disposizione per supportarvi nell’adeguamento delle procedure interne di gestione delle trasferte e dei rimborsi spese.
Cordiali saluti